Tietosuojaseloste –, asiakas- ja markkinointirekisteri

Vakuta Oy
Päivitetty 5.11.2026

Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja Vakuta käsittelee asiakkaistaan, yhteydenottajista ja markkinoinnissa, mitä palveluja käytämme apuna, kuinka kauan tietoja säilytämme ja miten voit käyttää oikeuksiasi.

Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja tietosuojalakiin (1050/2018).

Lyhyesti
Käsittelemme henkilötietoja vain vakuutusmeklarin tehtävien, asiakassuhteen ja lakisääteisten velvoitteidemme hoitamiseen.

Meitä sitoo lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Emme myy tai vuokraa tietojasi kenellekään.
Luovutamme tietoja vain vakuutusyhtiöille, joiden vakuutuksia hoidamme puolestasi, sekä viranomaisille lain niin vaatiessa.

Asiakas- ja yhteydenottotiedot tallennetaan HubSpot-asiakkuudenhallintajärjestelmään, joka käsittelee niitä puolestamme. Mahdolliset siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle on suojattu (ks. kohta 9). Voit milloin tahansa tarkistaa tietosi, pyytää niiden korjaamista tai poistamista. Ota yhteyttä: [tietosuoja@vakuta.fi]

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Vakuta Oy
Y-tunnus: 3651475-9
Osoite: Hietastentie 7 B, 33480 Ylöjärvi
Sähköposti: info@vakuta.fi
Puhelin: 040 507 7781
Yhteyshenkilö: Antti Konttinen, Riskienhallinnan asiantuntija, antti.konttinen@vakuta.fi

Vakuta Oy (jäljempänä ”Vakuta” tai ”me”) on Finanssivalvonnan rekisteröimä vakuutusmeklari. Seloste koskee Vakutan asiakas- ja markkinointirekisteriä, johon kuuluvat asiakkaiden, mahdollisten asiakkaiden ja yhteydenottajien tiedot. Voit ottaa yhteyttä yllä oleviin osoitteisiin kaikissa henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa, esimerkiksi jos haluat tarkistaa, korjata tai poistaa tietojasi.

Keiden tietoja käsittelemme

• Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt, kuten toimitusjohtajat, talous- ja riskienhallintavastaavat sekä muut asiakasyrityksen nimeämät henkilöt.
• Yksityisasiakkaat, joiden vakuutuksia hoidamme.
• Vakuutetut ja korvauksenhakijat, kuten asiakasyrityksen työntekijät, joita vakuutus tai vahinkotapahtuma koskee.
• Mahdolliset asiakkaat, jotka ovat ottaneet meihin yhteyttä esimerkiksi verkkosivujen yhteydenottolomakkeella.
• Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt, kuten vakuutusyhtiöiden ja palveluntarjoajien edustajat.

Mitä tietoja käsittelemme
Keräämme vain tietoja, jotka ovat tarpeen palvelumme hoitamiseksi. Tietoja voivat olla:

• Perus- ja yhteystiedot: Nimi, titteli ja rooli asiakasyrityksessä
• Puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite
• Asiakasyrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot
• Yksityisasiakkaan henkilötunnus, kun se on tarpeen vakuutuksen hoitamiseksi ja henkilön yksilöimiseksi vakuutusyhtiön järjestelmissä
• Asiakkuus- ja palvelutiedot
• Hoitovaltakirja ja toimeksiantosopimus sekä niiden ehdot
• Vakuutuksia, vakuutuskohteita, tarjouksia ja kilpailutuksia koskevat tiedot
• Riskienhallinta- ja raportointipalvelujen tiedot, kuten riskikartoitukset ja niihin liittyvät muistiinpanot
• Yhteydenottojen ja asiakaskeskustelujen sisältö, kuten yhteydenottopyynnöt, tapaamismuistiot ja puhelujen muistiinpanot
• Asiakkaan ja mahdollisen asiakkaan kanssa käyty sähköpostiviestintä, joka tallennetaan HubSpotiin asiakkuuden hoitamiseksi
• Asiakkuuden vaihe ja historia, kuten tarjoukset, sovitut toimenpiteet ja yhteyshenkilö Vakutassa
• Laskutus- ja maksutiedot
• Vahinkoihin liittyvät tiedot
• Vahinkoilmoitukset ja korvauskäsittelyn vaiheet
• Tarvittaessa vahinkoon liittyvät terveydentilaa koskevat tiedot (ks. kohta 5)
• Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot
• Yhteydenottolomakkeella annetut tiedot: nimi, puhelinnumero ja viesti
• Markkinointiviestinnän tiedot, kuten tilaukset ja kiellot sekä tieto siitä, onko lähettämämme sähköposti avattu ja mitä sen linkkejä on klikattu
• HubSpotin seurantakoodin ja muiden evästeiden avulla kerätyt tiedot sivuston käytöstä, kuten vieraillut sivut, suostumuksesi mukaisesti (ks. kohta 12)
  
  4. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella
  Jokaiselle käsittelylle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste. Suurin osa käsittelystä perustuu sopimukseen tai lakisääteisiin velvoitteisiimme, ei suostumukseen.

Käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

• Vakuutusmeklarin toimeksiannon hoitaminen: vakuutustarpeen kartoitus, vakuutusten kilpailutus, hoitaminen ja hallinnointi
• Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b). Kun asiakas on yritys, sen yhteyshenkilöiden tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun (6 art. 1 f).
• Avustaminen vahinkojen ja korvausten käsittelyssä
• Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b); terveystietojen osalta nimenomainen suostumus tai oikeusvaateen laatiminen ja esittäminen (9 art. 2 a ja f)
• Riskienhallinta- ja raportointipalvelut
• Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b)
• Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen ja asiakaspalvelu
• Oikeutettu etu (6 art. 1 f) vastata siihen, mitä meiltä kysytään. Yksityishenkilön kohdalla sopimusta edeltävät toimenpiteet (6 art. 1 b).
• Tarjousten ja palveluehdotusten tekeminen
• Sopimusta edeltävät toimenpiteet (6 art. 1 b); yrityksen yhteyshenkilön osalta oikeutettu etu (6 art. 1 f)
• Asiakkuuksien hallinta ja asiakassuhteen hoitaminen HubSpot-järjestelmässä
• Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b); yrityksen yhteyshenkilön osalta oikeutettu etu (6 art. 1 f)
• Laskutus, kirjanpito ja lakisääteiset ilmoitukset
• Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c)
• Vakuutusten tarjoamista koskevan lainsäädännön velvoitteet, kuten asiakkaan tunteminen ja asiakirjojen säilyttäminen
• Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c)
• Markkinointi yritysasiakkaiden ja mahdollisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöille sekä sähköpostiviestien avausten ja linkkien klikkausten seuranta viestinnän kehittämiseksi
• Oikeutettu etu (6 art. 1 f). Voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa.
• Sähköinen suoramarkkinointi yksityishenkilöille ja uutiskirje
• Suostumus (6 art. 1 a), joka pyydetään erikseen ja vapaaehtoisesti
• Verkkosivujen analytiikka ja kehittäminen
• Suostumus (6 art. 1 a)
• Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen
• Oikeutettu etu (6 art. 1 f)
• Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, että käsittely on tarpeen ja odotettavaa liiketoimintasuhteessa eikä se loukkaa oikeuksiasi. Voit vastustaa tällaista käsittelyä (ks. kohta 13).

Onko tietojen antaminen pakollista?
Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Ilman yhteystietoja emme kuitenkaan voi vastata yhteydenottoosi. Vakuutusten hoitaminen edellyttää niitä tietoja, joita vakuutusyhtiöt ja lainsäädäntö edellyttävät, esimerkiksi asiakkaan tuntemiseksi.

Automaattinen päätöksenteko
Emme tee henkilötietojesi perusteella automaattisia päätöksiä tai profilointia, jolla olisi sinuun oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

5. Vakuutusyhtiöiden järjestelmissä olevat tiedot
Vakuutusyhtiöt ovat omien vakuutusasiakkuuksiensa rekisterinpitäjiä. Vakuta saa asiakkaan antaman hoitovaltakirjan perusteella oikeuden tarkastella ja käsitellä vakuutusyhtiöiden sähköisissä järjestelmissä olevia tietoja. Käytämme näitä tietoja vain asiakkaan vakuutusten ja vahinkojen hoitamiseen, niiden arkistointiin sekä asiakkaalle tuotettavaan analysointiin ja raportointiin.

Emme kopioi vakuutusyhtiöiden tietoja omiin järjestelmiimme laajemmin kuin toimeksiannon hoitaminen edellyttää. Vakuutusyhtiöiden omat tietosuojaselosteet kertovat, miten ne käsittelevät tietojasi.

Terveydentilaa koskevat tiedot
Henkilövakuutuksiin ja henkilövahinkoihin voi liittyä terveydentilaa koskevia tietoja. Käsittelemme niitä vain silloin, kun ne ovat välttämättömiä korvausasian hoitamiseksi, ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pyydämme tällaiset tiedot ensisijaisesti asianomaiselta henkilöltä itseltään tai toimitamme ne suoraan vakuutusyhtiölle.

6. Vaitiolovelvollisuus
Vakuta noudattaa lakia vakuutusten tarjoamisesta (234/2018). Lain 79 § velvoittaa vakuutusmeklarin, sen henkilöstön ja sen toimeksiannosta toimivat henkilöt pitämään salassa asiakkaan taloudellista asemaa, terveydentilaa ja muita henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot sekä liikesalaisuudet:

”Vakuutusmeklari, sivutoiminen vakuutusmeklari tai 4 §:n 1 momentissa tarkoitettu sivutoiminen vakuutusedustaja, sen palveluksessa oleva henkilö, sen toimielinten jäsen tai varajäsen tai sen toimeksiannosta tehtävää suorittaessaan muu henkilö, joka on saanut tietää vakuutuksentarjoajan, sen asiakkaan tai jonkun muun taloudellista asemaa tai terveydentilaa tai muita henkilökohtaisia oloja koskevan seikan taikka liikesalaisuuden, ei saa ilmaista tätä sivulliselle, jollei se, jonka hyväksi vaitiolovelvollisuus on säädetty, anna suostumustaan tietojen ilmaisemiseen tai jollei laissa toisin säädetä.” (Laki vakuutusten tarjoamisesta 234/2018, 79 §)

Mistä tiedot saadaan

• Ensisijaisesti sinulta itseltäsi, esimerkiksi yhteydenottolomakkeelta, sähköpostista, puhelimessa tai asiakastapaamisissa
• Asiakasyritykseltä, jota edustat
• Vakuutusyhtiöiden järjestelmistä hoitovaltakirjan perusteella
• Julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä ja YTJ:stä, sekä kaupallisista yritystietorekistereistä
• Verkkosivuiltamme evästeiden avulla, jos olet antanut siihen suostumuksen

Kenelle tietoja luovutetaan
Emme myy, vuokraa tai muuten luovuta henkilötietoja markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa vain seuraaville:

• Vakuutusyhtiöt, joiden vakuutuksia asiakas on ostanut tai joilta pyydämme tarjouksia, hoitovaltakirjan ja toimeksiantosopimuksen mukaisesti.
• Viranomaiset, kuten Finanssivalvonta ja Verohallinto, silloin kun laki sitä edellyttää.
• Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (henkilötietojen käsittelijät). Ne eivät saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.

HubSpot
Käytämme HubSpotia asiakkuudenhallintaan (CRM) ja verkkosivujen yhteydenottolomakkeeseen. Vakuta on tietojen rekisterinpitäjä, ja HubSpot käsittelee järjestelmään tallennettuja tietoja Vakutan lukuun HubSpotin henkilötietojen käsittelysopimuksen (DPA) mukaisesti. HubSpotin oma tietosuojakäytäntö koskee sen omaa toimintaa, eikä se korvaa tätä selostetta.

• Muut palveluntarjoajat
• Microsoft 365: sähköposti, kalenteri ja tiedostot
• Laskutus- ja taloushallintopalvelu: [palvelun nimi]
• Verkkosivujen ylläpito: [palveluntarjoaja]
• Olemme solmineet palveluntarjoajien kanssa tietosuoja-asetuksen mukaiset sopimukset.

Jos liiketoimintamme tai osa siitä myydään tai järjestellään uudelleen, tietoja voidaan siirtää uudelle omistajalle tämän selosteen mukaisin ehdoin.

9. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Osa käyttämistämme palveluntarjoajista, kuten yhdysvaltalainen HubSpot, voi käsitellä henkilötietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi tuki- ja ylläpitotehtävissä. Näin voi tapahtua, vaikka tiedot tallennettaisiin EU:ssa sijaitsevaan palvelinkeskukseen.

Siirrot suojataan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällaisia keinoja ovat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys (Data Privacy Framework), sekä komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet ja tarvittavat lisäsuojatoimet. HubSpotin siirrot ja niiden suojakeinot on kuvattu HubSpotin henkilötietojen käsittelysopimuksessa. Saat lisätietoja siirroista ottamalla meihin yhteyttä.

10. Kuinka kauan tietoja säilytetään
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoitusta tai lakisääteisiä velvoitteitamme varten. Käymme HubSpotiin tallennetut tiedot läpi säännöllisesti, ja tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

• Asiakas- ja toimeksiantotiedot sekä sopimukset: asiakkuuden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten vaateiden vuoksi, yleensä [enintään X vuotta] asiakkuuden päättymisestä
• Kirjanpitoaineisto, kuten laskut ja tositteet: kirjanpitolain mukaisesti 6–10 vuotta
• Vahinkoihin liittyvät tiedot: korvausasian käsittelyn ajan ja sen jälkeen vanhentumisaikojen mukaisesti
• Yhteydenottopyynnöt, jotka eivät johda tarjoukseen tai asiakkuuteen: [esim. 12 kuukautta] yhteydenotosta
• Mahdollisten asiakkaiden tiedot, kuten tarjoukset ja yhteydenpito: [esim. 24 kuukautta] viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakkuutta synny
• Markkinointitiedot: kunnes kiellät markkinoinnin, peruutat suostumuksesi tai tieto ei ole enää ajantasainen. Kiellon tieto säilytetään, jotta voimme noudattaa sitä.
• Evästetiedot: evästeselosteessa kerrotun ajan

11. Miten suojaamme tietosi

• Pääsy tietoihin on rajattu vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä työssään. Käyttöoikeudet määritellään tehtävän mukaan.
• Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtaiset tunnukset, ja käytämme monivaiheista tunnistautumista.
• Tiedot suojataan salauksella tiedonsiirrossa ja tallennuksessa, ja järjestelmiä päivitetään ja varmuuskopioidaan säännöllisesti.
• Henkilöstömme on sitoutunut vaitioloon ja koulutettu tietosuojaan ja tietoturvaan.
• Käytämme vain luotettavia palveluntarjoajia, joiden tietoturva on varmistettu sopimuksin.
• Tietoturvaloukkaukset käsitellään viipymättä, ja ilmoitamme niistä tietosuojavaltuutetulle ja tarvittaessa sinulle lain edellyttämällä tavalla.

12. Evästeet ja verkkosivut
Verkkosivuillamme käytetään evästeitä. Välttämättömät evästeet ovat tarpeen sivuston toiminnalle. Käytämme sivuilla HubSpotin seurantakoodia, joka kertoo, miten sivustoa käytetään. Jos olet jättänyt yhteystietosi, käynnit voidaan yhdistää tietoihisi HubSpotissa. Seurantakoodia ja muita analytiikka- ja markkinointievästeitä käytämme vain suostumuksellasi. Voit antaa, muuttaa tai peruuttaa suostumuksen evästeasetuksista milloin tahansa. Tarkemmat tiedot löydät [evästeselosteesta].

Yhteydenottolomakkeen lähettäminen ei edellytä suostumusta evästeisiin. Lomakkeella kerrotaan lyhyesti, mihin tietoja käytetään, ja linkitetään tähän selosteeseen. Mahdollinen markkinointisuostumus pyydetään lomakkeella erikseen, ja sen antaminen on vapaaehtoista.

13. Oikeutesi
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus. Saat tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja pyytää niistä kopion.
• Oikeus oikaisuun. Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen. Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei laki velvoita meitä säilyttämään niitä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä. Voit pyytää käsittelyn rajoittamista asetuksen 18 artiklan edellytysten täyttyessä.
• Vastustamisoikeus. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa.
• Oikeus siirtää tiedot. Voit saada itse toimittamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Suostumuksen peruuttaminen. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Valitusoikeus. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi), jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti.

Näin käytät oikeuksiasi
Lähetä pyyntö osoitteeseen info@vakuta.fi . Voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta. Jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja, voimme jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella, ja kerromme siitä sinulle. Pyyntöjen käsittely on maksutonta.

Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian yhdessä. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

14. Selosteen muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina saatavilla verkkosivuillamme. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme erikseen.

Versio 1.1 · Päivitetty [5.11.2026]